Claudia Jakobi | Wissensmanagement im Konzern: Elisabeth Petracs von A1 im Interview
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A1 Telekom Austria

Wissensmanagement im Konzern: Elisabeth Petracs von A1 im Interview

Vor ein paar Tagen durfte ich mit Wissensmanagerin Elisabeth Petracs von A1 über ihren Job, ihren Werdegang und über ihre aktuellen beruflichen Herausforderungen plaudern. Nochmal vielen lieben Dank für das offene Gespräch und die spannenden Insights in deinen Joballtag.

Elisabeth hat bereits 1999 im Unternehmen zu arbeiten begonnen, damals im Bereich Customer Service, also an der ganz klassischen Kunden-Hotline. Ihr Plan war es, diesen Job für ein Jahr als Überbrückung zu machen, da sie eigentlich in Krems Tourismus studieren wollte. Aber wie das Leben halt so spielt, kam es doch anders und Elisabeth Petracs blieb im Unternehmen und absolvierte ein paar Jahre später einen Master im Bereich Wissensmanagement. Im Unternehmen wechselte sie dann 2010 in das zentrale Prozess-Management, wo sie von Beginn an für den Projektmanagement-Prozess verantwortlich war. Hier hat sie auch begonnen, das Thema „Wissen im Prozess“ und prozessbegleitendes Wissensmanagement im Unternehmen aufzubauen. Es ging vor allem darum, welche Methoden und Settings fürs Lernen wichtig sind: von Peer Coaching über klassische Trainings-Methoden bis hin zu einem internen Pool an Experten. Das Schöne: eine Reihe dieser Maßnahmen wurde auch tatsächlich im Unternehmen umgesetzt.

Der Bereich in dem Petracs arbeitet, steht aktuell vor einem großen Change Prozess und so sollen die beiden Abteilungen Prozessmanagement und Projektmanagement (derzeit rund 30 Mitarbeiter) getrennt werden. Elisabeth Petracs bleibt jedenfalls in der Abteilung Projektmanagement. In dieser sollen alle verschiedenen Projektkategorien, die es im Projektmanagement bei A1 gibt (u.a. Kundenprojekte, Infrastrukturprojekte aber auch Change- bzw. Transformationsprojekte), in ein Gesamt-Portfolio überführt werden. Bisher war die Abteilung vor allem für Transformations- und Organisationsprojekte verantwortlich und hat dem Finanz-Vorstand direkt berichtet.

Alles intern oder doch auch mal externe Hilfe?

Bei A1 holt man sich immer wieder auch Unterstützung von externen Consultants vor allem aus dem deutschsprachigen Raum, so Elisabeth Petracs. Auch deshalb, weil im Unternehmen meist noch nie jemand derart große Projekte umgesetzt hat. Dabei sind die Inputs von externer Seite und auch die unterschiedliche Herangehensweise an Dinge meist sehr wertvoll. Besonders in der Setup-Phase ist es gut, sich jemanden an die Seite zu holen, der das schon einmal gemacht hat; die Umsetzung muss dann freilich im Haus stattfinden. Denn nur die eigenen Mitarbeiter kennen die Feinheiten des Unternehmens und der Führungskräfte, die besonders bei solchen Projekten entscheidend sind. Petracs merkt noch an, dass sie bei den Consultants einen starken Kulturunterschied zwischen Deutschland und Österreich erkennt. So legen deutsche Unternehmen ganz andere Werte an den Tag als beispielsweise österreichische. Sie sind teilweise sehr bürokratisch, überadministriert und kompliziert, dabei muss in Österreich immer alles einfach sein, damit es gut ankommt.

Petracs: Ein Konzept von extern kann man nie 1:1 umsetzen

Wenn eine Consulting-Firma ein Konzept aus der Schublade holt, so kann das nie eins zu eins im Unternehmen umgesetzt werden. Dieser Umstand hat schon bei manchen Beratern für ein Aha-Erlebnis gesorgt, scherzt Petracs. Warum? Wichtige Entscheidungen hängen immer von den handelnden Personen ab und diese kann ein externer Berater nie so gut kennen, wie ein Mitarbeiter. Aus diesem Grund hat man sich bei A1 in der Vergangenheit ganz genau angesehen, wie Informationen aufbereitet und zur Verfügung gestellt werden müssen, damit sie speziell beim Management gut ankommen.

Kommunikation: nicht nur fachlich-inhaltlich, sondern vor allem sozial-emotional

Petracs Job ist es unter anderem die Ergebnisse eines Projekts so zu kommunizieren, dass sie breitenwirksam angenommen werden. Der Schwerpunkt liegt dabei auf dem, was sich ändern wird bis hin zu „jetzt hat es sich tatsächlich geändert und alle kennen sich aus und arbeiten nach den neuen Vorgaben“.  Entscheidend ist, dass die Kommunikation dabei nicht nur fachlich und inhaltlich sondern vor allem auch emotional und sozial passiert.

„Es ist also nicht damit getan, dass man irgendwohin eine Mail schickt. Während es auf Management-Ebene eher Einzelgespräche braucht, braucht es auf Team-Ebene beispielsweise eine Party.“ 

Und auch im Bereich der internen Kommunikation auf Teamebene gibt es gewisse Systematiken. So trifft sich ein kleiner Personenkreis jeden Montag um 9 Uhr, trinkt Kaffee und jeder erzählt, was die Woche für To-Dos am Plan stehen. Hier passiert vor allem Vernetzung, die wesentlich dafür ist, Arbeitsprozesse zu erleichtern und zu beschleunigen. Früher saßen zwar alle in einem Raum aber keiner wusste vom anderen was er macht. Da fiel leider viel Wissen durch den Rost, so Petracs.

Kreativität ist die wichtigste Fähigkeit 

Fragt man Petracs nach der wichtigsten Fähigkeit, die man für ihren Job braucht, kommt die Antwort wie aus der Pistole geschossen: Kreativität. Nämlich sich immer in der jeweiligen Situation schnell zu überlegen, wie man damit umgehen kann. Zudem meint Petracs, dass es immer auch ein Team braucht und eine dicke Haut kann auch nicht schaden, denn es gefällt nicht immer jedem alles. Auch damit muss man zurecht kommen. Und Resilience, sprich trotz Rückschlägen handlungsfähig zu bleiben. Getreu dem Motto „hinfallen, Krönchen richten, aufstehen, weitermachen“.

Content Strategie: Information, Kommunikation und Kollaboration

Abschließend wollte ich von Elisabeth Petracs natürlich auch noch wissen, ob „Content Strategie“ im Unternehmen ein Begriff ist und wenn ja, wie er verstanden und umgesetzt wird. Sie versteht unter Content Strategie, welche Information über welchen Kanal ausgespielt wird und welche Kanäle überhaupt die bevorzugten sind. Im Unternehmen werden für Informationszwecke normalerweise E-Mail oder SMS sowie das Intranet verwendet. Wenn es um Kommunikation, sprich Interaktion geht, wird jegliche Art von Veranstaltung genutzt; aber auch Skype for Business und Videokonferenzen. Und bei Kollaboration setzt A1 ganz klar auf SharePoint und virtuelle sowie reale (Projekt-)Räume. So kann beispielsweise auch im mit Wlan ausgestatteten Garten gearbeitet werden. Und es besteht die Möglichkeit zu Hause zu arbeiten, da ausreichend Equipment (Handy, Laptop etc.) vorhanden ist. Im Bereich Kollaboration setzt das Unternehmen stark auf Dokumenten-Wahrheit, Nachvollziehbarkeit und das Quell-Konzept. Sprich es gibt ein Dokument an einem Ort, auf das jeder, der darf, zugreifen kann und wo Abläufe nachvollzogen werden können. Nach Info von Petracs funktioniert dies einwandfrei.

Einen Content Strategen gibt es im Unternehmen nicht, was man allerdings vor zwei Jahren gemacht hat, ist eine Evaluierung in diese Richtung hingehend. Dabei hat sich das Unternehmen genau angeschaut, welche „Streams“ mit welchem Tool unterstützt werden und was das bevorzugte aus Unternehmenssicht ist. Ein Ergebnis war hier, dass über Dropbox keine unternehmensrelevanten Daten verschickt werden dürfen; dafür gibt es eigene entsprechend gesicherte Datenaustausch-Plattformen.

elisabethpetracs

 

Abschließend fragte ich Elisabeth Petracs, was sie an ihrem Job großartig findet. Die Antwort ist für sie ganz klar: die Freiheit, das zu tun, wo man sich wohl fühlt, wo man etwas beitragen kann und, dass Hierarchie keine allzu große Rolle spielt.

 

Fotokredit Bild A1 Zentrale: A1 Telekom Austria
Fotokredit Bild Elisabeth Petracs: Elisabeth Petracs privat

 

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